「オンライン会議で発言のタイミングがつかめない…」「他の人の発言を遮ってしまわないか不安」と感じたことはありませんか？
リモートワークが普及した現在、Google Meetは多くの企業で使われていますが、対面とは違ったコミュニケーションの難しさがありますよね。
本記事では、Google Meetの「チャット機能」や「挙手機能」を使いこなし、会議の進行をスムーズにする「会議のお作法」を分かりやすく解説します。オンラインでのやり取りをもっと円滑に、ストレスなく進めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
Google Meetでスムーズなコミュニケーションを図る「会議のお作法」
画面越しでの会議は、相手の空気を読みづらく、発言するタイミングに迷ってしまうものです。
そこで重要になるのが、Google Meetに備わっている便利な「進行補助ツール」を正しく活用することです。
IT操作に慣れていない方でも、以下のポイントを押さえるだけで、今日から会議の質をぐっと高めることができます。あなたの会社では、オンライン会議で以下のようなお悩みを抱えていませんか？まずは現状をチェックしてみましょう。
【オンライン会議のお悩みチェックリスト】
- 発言したいけれど、他の人の話を遮ってしまいそうで黙ってしまう
- 会議中に参考資料のURLをスマートに共有する方法がわからない
- 相手の話に対して、声を出さずに同意や感謝を伝えたい
- 参加者の意見をその場でサッと集計したい
チャット機能で資料URLや補足情報を共有する
会議中に「参考にしてほしいホームページのURL」や「議事録のテキスト」を共有したいときは、画面右下にあるチャット機能が便利です。
わざわざメールや別のチャットツールを開いて送る必要がなく、会議に参加している全員へリアルタイムに情報を届けられます。
発言者の話を止めることなく、補足データやURLをスマートに提示できるため、会議の進行を妨げません。
挙手機能で発言のタイミングを可視化する
「質問があるけれど、いつ話し始めればいいかわからない」というときは、画面下部にある手のマーク（挙手機能）をクリックしましょう。
挙手ボタンを押すと、管理者の画面や全員の画面に「〇〇さんが挙手しました」と通知され、発言したい意思をスマートに伝えられます。
これにより、複数の人が同時に話し始めてしまうトラブルを防ぎ、司会者も「では、〇〇さんどうぞ」とスムーズに発言を促せるようになります。発言が終わったら、もう一度ボタンを押して手を下ろすのを忘れないようにしましょう。
リアクション機能で声を出さずに意思表示をする
誰かの発表に対して「なるほど！」「素晴らしい！」と思っても、全員がマイクをオンにして拍手や相槌を打つと、音声が途切れて聞き取りにくくなってしまいます。
そんなときは、画面に表示される絵文字の「リアクション機能」を使いましょう。
拍手やハート、いいねのマークを推すだけで、画面上にふわふわと絵文字が浮かび上がり、発言者を応援したり同意を示したりできます。声を出さなくても場が和み、一体感が生まれるおすすめの機能です。
アンケート機能で意見をサッと集計する
会議の中で「A案とB案、どちらがいいか」といった多数決をとりたい場面がありますよね。
Google Meetの有料プラン等で使えるアンケート機能を活用すれば、画面上で選択肢を作って参加者に投票してもらうことが可能です。
口頭で一人ずつ確認する手間が省け、その場で瞬時に集計結果がグラフ化されるため、意思決定のスピードが劇的に向上します。
まとめ | Google Meetの機能を活かして会議を効率化しよう
Google Meetの「チャット」や「挙手」などの進行補助機能を上手につなぎ合わせることで、オンライン特有の話しづらさは解消できます。
最後に、今回ご紹介した「会議のお作法」の重要ポイントを振り返ってみましょう。
- チャット機能を活用し、発言を遮らずに資料URLを共有する
- 挙手機能で発言の意思を表示し、タイミングのバッティングを防ぐ
- リアクション機能の絵文字を使い、声を出さずに場を盛り上げる
- アンケート機能で参加者の意見をスピーディーに集計する
これらの機能を少しずつ意識するだけで、ITが苦手な方でも驚くほどスムーズにコミュニケーションが図れるようになります。
あなたの職場でも、まずは簡単な「リアクション」や「挙手」から試してみてはいかがでしょうか。オンライン会議のストレスを減らし、日々の業務効率化を一歩進めていきましょう。
