問い合わせや申し込みのフォームに入力した後、「本当に送信できたのかな？」「いつ確認してもらえるのだろう？」と不安になったことはありませんか？
反対に、管理者側としても「フォームの回答が来ていることに気づかず、対応が遅れてしまった」というケースは避けたいものです。
このような「送った・見ていない」のすれ違いを防ぐために役立つのが、Googleフォームの「回答通知（メール自動送信）」機能です。今回は、管理者と回答者の双方に安心感を与える通知の設定手順とメリットについて解説します。
目次
フォームの通知機能でできる2つのこと
Googleフォームには、回答が送信されたタイミングで、自動的にメールでお知らせをしてくれる機能が備わっています。大きく分けて、以下の2種類の通知を設定できます。
| 通知の種類 | 誰に届くか | どのような効果があるか |
| 1. 新しい回答の通知 | フォーム管理者 | 回答が来たことにすぐ気づき、対応漏れを防ぐ |
| 2. 回答のコピー（自動返信） | フォーム入力者 | 「無事に送信された」という安心感を与える |
迷わずできる！通知と自動返信の設定手順
それでは、実際に設定を行ってみましょう。どちらもフォームの編集画面から、数回のクリックで完了します。
管理者への通知を設定する（対応漏れを防ぐ）
- 画面上部の【回答】タブをクリックする
- 右上にある【縦に3つ並んだ点（︙）】のアイコンをクリックする
- メニューの中から【新しい回答についてのメール通知を受ける】をクリックしてチェックを入れる
これだけで、新しい回答が入るたびに作成者のメールアドレス宛にお知らせが届くようになります。
回答者への自動返信を設定する（安心感を与える）
- 画面上部の【設定】タブをクリックする
- 【回答】という項目の下向き矢印（∨）をクリックしてメニューを開く
- 【メールアドレスを収集する】の項目を「回答者からの入力」に変更する
- すぐ下に表示される【回答のコピーを送信】の項目を「常に表示」に変更する
これで、フォームに入力してくれた相手のメールアドレス宛に、「あなたが入力した内容はこちらです」という控え（自動受付メール）が送られるようになります。
お互いの手間と不安をなくすメリット
この2つの通知機能を活用することで、業務のコミュニケーションはぐっとスムーズになります。
- 「届いていますか？」の確認連絡が減る
- 回答者に自動返信が送られることで、わざわざ電話や別のメールで「先ほどフォームから送ったのですが…」と確認される手間が省けます。
- 「手動のお礼メール」が不要になる
- 「受け付けました」といった一次返信を、人間の手でその都度送る必要がなくなります。システムが自動で対応してくれるため、担当者は実際の業務（回答の準備など）にすぐ取り掛かれます。
まとめ
フォームを作って公開したら、ぜひセットで設定しておきたいのが「通知と自動返信」です。
管理者は「回答を見落とさない」、回答者は「無事に送れたと安心できる」
ほんの少しの設定をするだけで、お互いにとってストレスのない、スムーズで優しいやり取りを実現しましょう。
