「社内で非効率な情報共有が定着しているから改善したい」
「エクセルを活用した情報共有の方法を知りたい」
日々業務を進める中で発生する膨大な量の情報を、できるだけ効率的に共有したいと考えている方は少なくないでしょう。
また、エクセルは情報共有のためのツールとしても多くの企業で利用されています。
本記事では、エクセルで情報共有を行うメリットや、エクセルを活用した情報共有の例を詳しく解説します。
エクセルで情報共有を行うときのポイントも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
本記事を参考にすれば、社内の情報共有を効率化するヒントが得られるはずです。
エクセルを情報共有ツールとして利用する企業は少なくない
多くの企業では、エクセルを単なる表計算ソフトではなく、社内の情報共有ツールとして活用しています。
エクセルは多機能な上、多くのビジネスパーソンが使い慣れていることから、長年にわたり情報共有の手段として重宝されてきました。
多くの事務現場では、情報をエクセルの共通フォーマットで作成・管理して、メールや社内サーバーを通じて共有する運用がよく見られます。
また、エクセルをもともと業務で利用している企業であれば、新しいシステムを導入するコストがかからないため、「とりあえずエクセルで管理・共有しよう」という流れになるケースが多いのが実情です。
その一方で、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進が重要視される現代においては、エクセル以上にそれぞれの業務に適した形での情報共有の方法が増えてきています。
エクセルで情報共有を行うメリット
エクセルで情報共有を行うメリットは、以下のとおりです。
- 導入コストを抑えられる
- 従業員を教育する必要がない
- 業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできる
- テンプレートが豊富ですぐに運用を開始できる
多くの企業がエクセルを情報共有ツールとして利用するのは、いくつかの明確なメリットが存在するためです。
ここでは、エクセルを情報共有に活用する主なメリットを確認しておきましょう。
導入コストを抑えられる
エクセルを情報共有に活用するメリットは、導入コストを抑えられる点です。
Microsoft Officeを導入している企業は多く、そのような企業ではエクセルによる情報共有であれば追加でライセンスを購入する必要がありません。
一方、専用の情報共有システムやデータベースソフトを導入する場合は、初期導入費用や、月額（または年額）で利用料が発生します。
特に、予算が限られている場合や、特定の部門だけでスモールスタートしたい場合などは、追加コストゼロで情報共有を始められるのは大きな利点でしょう。
従業員を教育する必要がない
従業員の教育コストが低い点も、エクセルを情報共有ツールとして活用するメリットです。
エクセルは多くのビジネスパーソンに慣れ親しまれており、導入にあたって特別な教育やトレーニングが必要ありません。
新しい情報共有のフローをエクセルで構築した場合でも、ほとんどの方は大きな抵抗なく、運用をスタートできるでしょう。
また、エクセルはインターネット上にナレッジが豊富に掲載されており、疑問が生じた場合も自己解決しやすいため、運用開始後のサポートコストを抑えられます。
業務内容に合わせて柔軟にカスタマイズできる
エクセルは、柔軟にカスタマイズできる点もメリットです。
エクセルには、多種多様な関数やグラフ作成機能、マクロ機能など、便利な機能が豊富に搭載されています。
これらの機能を組み合わせることで、情報共有のフォーマットを自由に設計することが可能です。
例えば、売上を自動集計してグラフ化する、あるいは特定の条件を満たした際にセルの色を変えて注意喚起するなど、情報共有するうえで役立つ独自のカスタマイズを実現できます。
テンプレートが豊富ですぐに運用を開始できる
インターネット上には、さまざまな用途にあわせたエクセルのテンプレートが、数多く公開されています。
テンプレートを活用すれば、エクセルで情報共有を始める際に、一からフォーマットを作成する必要がありません。
また、テンプレートを修正・改変して、より自社の業務内容に則したフォーマットに仕上げることも可能です。
フォーマット作成にかかる時間が短縮されると、迅速に情報共有のスキームを確立できるでしょう。
エクセルを活用した情報共有の例
エクセルを活用した情報共有の例は、以下のとおりです。
- プロジェクト管理・進捗共有
- データ分析・レポート共有
- 管理表の共有
- 業務資料の共有
エクセルは、さまざまなシーンで情報共有ツールとして活用されています。ここでは、エクセルがどのような業務で利用されているのかを、具体例を交えながら確認してみましょう。
プロジェクト管理・進捗共有
エクセルは、プロジェクト管理やタスク進捗を共有するためのツールとして活用されています。
例えば、エクセルでガントチャートを作成して、プロジェクト全体のスケジュールや各タスクの進捗状況などを管理している企業も少なくありません。
また、シンプルな表形式で「ToDoリスト」を作成し、各タスクのステータスや優先順位を共有する例も多くあります。
データ分析・レポート共有
エクセルは、売上データや顧客データ、Webサイトのアクセスデータなど、さまざまなビジネスデータの分析と、その結果をレポートとして共有する場面でも利用されています。
エクセルに搭載されているピボットテーブル機能を使えば、大量のデータを集計・分析できます。
また、グラフ作成機能を使えば、分析結果を視覚的にわかりやすく表現することも可能です。
例えば、「売上実績ダッシュボード」や「KPI監視シート」などを作成して関係者間で共有すると、データに基づいた迅速な意思決定を実現できます。
管理表の共有
エクセルは、部署内やチーム内で情報を管理・共有するための「管理表（台帳）」としても利用されています。
| 部署 | 利用シーン |
| 総務部門 | 会社の備品を管理するための「備品管理台帳」 |
| 人事部門 | 従業員の勤怠を記録する「勤怠管理表」や研修の受講状況を管理する「研修管理シート」 |
| 経理部門 | 部門ごとの予算執行状況を管理する「部門別予算管理表」 |
| 製造部門 | 商品の在庫数や入出庫を管理する「在庫管理表」 |
これらの管理表を共有サーバーに保存して、関係者が情報を確認・更新できる運用が行われています。
業務資料の共有
エクセルは、以下の業務資料を整理・共有するためのプラットフォームとしても活用されています。
- 業務マニュアル
- 手順書
- 社内規定
- ルールブック
エクセルシートのタブ機能を使うと、関連する情報を複数のシートに分けて整理することが可能です。
また、ハイパーリンク機能を使えば、関連する資料やファイルへの導線を簡単に設計できます。
業務資料がうまく共有できると、必要な情報を探す手間が省け、業務の標準化とナレッジ共有が促進されます。
エクセルで情報共有を行うときのポイント
エクセルで情報共有を行うときのポイントは、以下の3つです。
- ナレッジを投稿しやすい仕組みを構築する
- 検索性を高める工夫を施す
- 定期的に分析・改善を実施する
エクセルで効率的に情報共有を行うためには、いくつかのポイントを押さえた上で運用するのが大切です。
単にファイルを作成して共有するだけでは、かえって混乱をまねく可能性もあります。ここでは、エクセルで情報共有を行うときのポイントを解説します。
ナレッジを投稿しやすい仕組みを構築する
エクセルで情報共有を円滑に進めるためには、簡単かつ正確に情報を入力・投稿できる仕組みを構築するのが重要です。
データの入力方法や入力すべき項目を明確に定めることで、情報の入力漏れや表記の揺れを防ぎ、データの品質を維持できます。
また、ドロップダウンリストを活用して選択肢を限定したり、入力規則を設定して誤った形式のデータ入力を防いだりする工夫も有効です。
検索性を高める工夫を施す
エクセルに蓄積された情報を有効活用するためには、必要な情報を必要なときに素早く見つけ出せるよう、検索性を高めることが重要です。
検索性を高めるためには、入力されるデータの構造化と標準化を徹底しなければなりません。
例えば、日付のフォーマットや顧客名の表記ルールなどを明確に定め、全員がルールに従ってデータを入力するようにします。
データを構造化・標準化すると、エクセルに搭載されているフィルター機能や並べ替え機能、検索機能のメリットを最大限に活かせます。
定期的に分析・改善を実施する
エクセルで構築した情報共有の仕組みが、効果的に機能しているかを定期的に分析して、継続的に改善していくことはとくに重要です。
共有されている情報の活用状況（誰が、いつ、どのファイルを見ているか）、ユーザーの利用頻度、入力されているデータの品質（入力ミスや表記揺れの発生頻度など）などの点を定期的にチェックしてください。
確認結果に基づいて、「入力ルールが守られていない」「特定のファイルしか利用されていない」「データが古くなっている」といった課題点を特定しましょう。
改善点にあわせて、入力フォーマットの見直しやルールの再徹底、不要なファイルの整理などの改善策を講じていく必要があります。
エクセルによる情報共有の課題
柔軟性が高く汎用的な使い方ができるエクセルですが、課題を感じる場面もあります。
エクセルによる情報共有の課題の例は、以下のようなものがあります。
- データが増えると動作が重くなる
- ファイル管理が煩雑になりやすい
- 誤編集のリスクがある
- 細かな権限設定がむずかしい
エクセルは手軽で便利なツールですが、情報共有の規模が大きくなったり、利用者が増えたりするにつれて、限界が見えてくるケースも少なくありません。
株式会社KUIXの調査では、エクセルをデータ管理に利用している方のうち、約70%の方が限界やデメリットを感じていると報告されています。（参考：PR TIMES｜【Excel利用状況調査】Excel利用者の過半数以上が脱Excelは検討せず。課題は「Excelの利便性の代替サービスがない」）
ここでは、課題の内容を詳しく解説するので、参考にしてください。
データが増えると動作が重くなる
エクセルによる情報共有では、データ量の増加にともなって、ファイルのパフォーマンスが低下しがちです。
一つのシートに入力されるデータの行数や列数が膨大になったり、複雑な関数や数式が多用されたりすると、ファイルの処理に時間がかかります。
ファイルの立ち上げや編集の際に、動作スピードが著しく低下してしまうと、業務の妨げになるのは言うまでもありません。
また、シート内に画像や他のファイルを添付・埋め込んでいてファイルサイズが肥大化すると、さらに動作が重くなるでしょう。
動作の遅さは作業効率を低下させるだけでなく、情報共有の遅れによるトラブルが発生したり、情報共有フローを形骸化させたりする原因にもなります。
ファイル管理が煩雑になりやすい
エクセルは専用ツールに比べて検索機能が限定的です。ファイルの内容を直接検索できず、ファイル名を基に探すしかないため、目的の資料を見つけるのに時間がかかります。
また、プロジェクトや業務が増えるとファイルの数も増え、類似したエクセルファイルが共有フォルダ内に点在してしまいます。
結果的に、誤ったファイルを更新したり、古いデータを参照したりするトラブルが起こりがちです。
これらのトラブルを避けるためにファイルの確認作業に時間が取られ、業務効率を低下させてしまいます。
誤編集のリスクがある
複数の担当者が一つのエクセルファイルを共有する場合、誤編集のリスクが高まります。
共有サーバー上にあるファイルを同時編集すると、変更内容が競合して、誤ったデータに更新される可能性があります。
誤編集されたデータを基に業務を進めると、在庫数のズレや納期遅延、顧客クレームなど、さまざまなトラブルが発生しかねません。
また、同時編集者が多くなるとファイル自体が重くなり、反応が遅くなることで、作業効率が低下するケースもあります。
細かな権限設定がむずかしい
エクセルによる情報共有は、アクセス権限の細かい設定がむずかしい点も課題です。
エクセルファイルそのものに、パスワードを設定したり、読み取り専用にしたりすることは可能です。
しかし、エクセルの標準機能では、特定のシートやセルに対して、個別のアクセス権限を設定できません。
機密性の高い情報や個人情報などを扱う場合、本来アクセスすべきでないユーザーにも情報が公開されてしまい、情報漏洩や改ざんなどのトラブルが発生する可能性があります。
エクセル以外の情報共有に使えるツール
前述の課題を解決するため、DXの一環としてエクセル以外のツールでの情報共有に取り組む企業も多くあります。
エクセル以外の選択肢には以下のようなものがあります。
ひとえに情報共有と言っても、その目的や付随する業務は多岐にわたります。
- 特定の業務に適した専用ツールの活用
- コミュニケーションツールの活用
- ノーコードツールで自社に適した業務ツールを作成
それぞれのツールについて簡単に解説します。
特定の業務に適した専用ツールの活用
特定の業務に適した専用ツールを活用すれば、その過程で必要な情報共有に関する記録もツール内で実施できるでしょう。
たとえば、CRM（Customer Relationship Management）を導入すれば、顧客とのやり取りの履歴や商談の進み具合などがツール上で共有できますし、稟議システムであれば、その過程や今誰が何を確認しているかが関係者間で明確になります。
また、タスク管理ツールを導入すれば、「誰が、いつまでに、何をするか」などが明確になり、都度報告しなくてもマネージャーは全体の進捗を把握できるでしょう。
このように、情報共有をエクセルに切り出さずとも、業務内容に適したツールを導入することで、情報共有も自然とツール内で最適化できるでしょう。
コミュニケーションツールの活用
情報共有の方法の一つとして、コミュニケーションツールの活用も有用です。
たとえばチャットツールのSlackを活用すれば、スレッド内でその時の最新ファイルを共有できますし、その前後関係もわかりやすいです。
また、コマンドや連携できる外部ツールを活用することで、タスク化やリマインドも容易です。
Slackのようなメッセージのやりとりが流れていくツールでは、メッセージを見逃すと把握できないなどの懸念もありますが、エクセルを利用するよりも適したケースは多く存在します。
ノーコードツールで自社に適した業務ツールを作成
DXが注目されている昨今、ノーコードを活用して自社内で業務ツールを作成する企業が増えています。
ノーコードツールはプログラミングなしにドラッグ＆ドロップなどの画面操作でアプリケーションを開発できるツールで、自社にあった業務ツールを作成することで、情報共有の仕方まで自社に最適な形で実現できます。
自社内で作成できればライセンス料などの問題も解決しやすいため、うまく運用できればコスト面でもメリットは大きいでしょう。
ノーコードツールについて詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。
情報共有を効率化したいなら「プラスApps」がおすすめ
プラスAppsはノーコードツールの一種で、柔軟性の高さに強みを持つツールです。
多くのノーコードツールは「プログラミング不要」とされていますが、高度・複雑な処理の実装では部分的にプログラミングが必要になったり、そもそも実現できないケースもあります。
特に、複数のデータを連動させる処理や、外部システムとのリアルタイム連携では、コーディングが必要になるケースが少なくありません。
プラスAppsは、複数のデータテーブルを掛け合わせた処理が可能なうえ、外部ツールに対するAPI連携もノーコードで実現できます。
また、必要な機能にだけ絞り込み、オーバースペックを解消している点もプラスAppsのならではの特徴です。基本プランは1ユーザーあたり、月額300円からご利用いただけます。
30日間の無料トライアルやコンサルティングプランもあるため、ノーコードツールの初めての利用においてもおすすめです。
まとめ｜自社に最適な情報共有方法を検討しよう
エクセルで情報共有の仕組みを構築すれば、導入コストや従業員のトレーニングが不要です。カスタマイズ性も高いため、自社の業務内容に則した情報共有を実現できます。
DXが推進される現代でも、エクセルをプロジェクト管理や業務資料の共有に活用している企業も多くあります。
しかし、エクセルによる情報共有には、誤編集や情報漏洩のリスクもつきまといます。
また、ファイル管理が煩雑になり、業務効率を損ねているケースも多々見受けられます。より安全で効率的な情報共有を実現したい場合は、専用システムの導入も検討すべきです。
情報共有に課題を感じているようでしたら、「何ための情報共有か」を明確にしたうえ、それに適したエクセル以外のツールを導入してみてはいかがでしょうか。