「特定の人にしかできない業務があって困る…」
「業務の引き継ぎが大変で、もっとスムーズにしたいな」
このような悩みをお持ちではありませんか？
属人化は、多くの会社で発生している問題です。
特定の従業員に業務や知識が集中してしまうと、その人が不在の際に業務が滞ったり、予期せぬトラブルが発生したりするでしょう。
さらに、新しいアイデアが出にくくなるなど、会社の成長スピードを鈍らせる要素にもなりかねません。
属人化の解消には、業務プロセスの見直しやナレッジの共有、そして適切なツールの導入が効果的です。
この記事を読むことで、属人化の問題点を深く理解し、今日から実践できる具体的な解消方法が見つかるでしょう。
また、実際にツールを導入して属人化を解消した企業の事例も紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
- 属人化が会社にもたらす問題点と解消方法
- 属人化解消に役立つツールの種類と企業の導入事例
- ツール導入を成功させるためのポイントと注意点
そもそも属人化とは？
属人化とは、特定の業務や知識が特定の従業員にしかわからない状態を指します。
ここでは、属人化がなぜ問題なのか、そしてどのように解消していけばよいのかを解説していきます。
- 属人化の問題点｜なぜ問題になるのか
- 属人化を解消する方法
属人化の問題点｜なぜ問題になるのか
業務の属人化は、一見すると特定の従業員の専門性が高まっているように映るかもしれません。
しかし、属人化は会社にとって大きな問題を引き起こす可能性があります。
業務が特定の従業員に集中してしまうと、その人が休暇を取得したり、万が一退職したりした場合に、業務が滞ってしまう危険性があるでしょう。
また、業務の進め方が個人の裁量に委ねられる結果、品質にばらつきが生じたり、低下してしまったりする懸念も出てきます。
もし従業員が突然いなくなってしまった場合、業務のノウハウが失われるだけでなく、後任の育成に時間やコストがかかるなど、離職による損失も大きくなるでしょう。
加えて、新しいアイデアや改善案が出にくくなり、データの有効活用やイノベーションの阻害にもつながりかねません。
社員のスキルが高いことは喜ばしいですが、属人化は企業が解決すべき重要な問題と言えます。
属人化を解消する方法
業務の属人化を解消するために、まず取り組むべきは業務プロセスの見直しです。
担当者任せになっている作業を洗い出し、標準化・文書化することで、誰でもその業務を再現できる状態を整えることが重要になります。
加えて、知識やノウハウを社内で共有する文化を醸成することも欠かせません。
たとえば、業務情報をドキュメント化して蓄積したり、社内のチャットやWikiで日報を共有したりするなど、小さな取り組みを積み重ねることが属人化を防ぐ基盤となるでしょう。
さらに、従業員が複数の業務をこなせるようにする「多能工化」の推進も有効です。複数の従業員が業務に対応できるよう教育を進めることで、特定の業務に精通した従業員が不在であっても、別の従業員が対応できるようになり、滞りなく業務を継続できるようになります。
これらの取り組みに加え、業務管理ツールや情報共有ツールなどの導入も、属人化解消をサポートしてくれるでしょう。
属人化解消に活用できるツール一覧
属人化を解消するために、さまざまなデジタルツールが役立ちます。
これらのツールを導入することで、業務知識の共有やプロセスの標準化を進め、特定の従業員に依存しない体制を築いていけるでしょう。
- ナレッジマネジメントツール
- マニュアル作成ツール
- プロジェクト管理・BPMツール
- 業務プロセス管理・可視化ツール（BPM/ワークフロー管理など）
- チャットボット・生成AIの活用
- ノーコードツールの活用
ナレッジマネジメントツール
ナレッジマネジメントツールは、会社に蓄積された知識や情報を一元的に管理し、誰もが簡単にアクセスできる状態にするためのツールです。
これにより、特定の従業員だけが持っていた知識やノウハウを、組織全体で共有することが可能になります。
たとえば、ConfluenceやQast、NotePMといった社内WikiやFAQツールは、業務手順やよくある質問とその回答、さらにはプロジェクト履歴などを集約するのに非常に役立つでしょう。
従業員は必要な情報を自分で検索して見つけられるため、ベテラン社員への質問が減り、結果として個人に依存した業務の解消へとつながります。
このように、ナレッジマネジメントツールを導入することで、業務効率が向上するだけでなく、新入社員の教育コストも削減できるといったメリットが期待できます。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、業務手順をわかりやすく標準化するために有効なツールです。
文字だけでなく、画像や動画を使って直感的に理解できるマニュアルを作成できます。
たとえば、Teachme BizやDojoのようなツールは、複雑な業務手順をステップバイステップで可視化し、誰でも同じ品質で作業できる環境を実現するのに役立ちます。
これにより、特定の従業員がいなくても業務が滞ることがなくなり、新入社員のオンボーディングもスムーズに進むでしょう。
業務の標準化は、属人化の解消に直結し、業務品質の安定にもつながります。
プロジェクト管理・BPMツール
プロジェクト管理・BPMツールは、タスクの進捗状況や担当者を可視化し、特定のメンバーが不在でも業務が止まらない体制を整えるのに役立ちます。
たとえば、Backlogやoctpath、Gluegent Flowといったツールを使えば、プロジェクト全体の流れを把握しながら、各タスクの担当者や責任範囲を明確に設定することが可能です。
その結果、誰がどの作業を担当しているのか、現在の進捗状況はどうなっているのかといった情報を、チーム全体で共有しやすくなります。
さらに、業務の割り振りを柔軟に行えるため、特定の個人に業務が集中するのを防ぎ、担当者が変更になってもスムーズに引き継ぎができるでしょう。
業務プロセス管理・可視化ツール（BPM/ワークフロー管理など）
業務プロセス管理・可視化ツールは、会社内のさまざまな業務フローをシステム上で構築し、自動化や可視化を進めるツールです。
具体的には、BPM（ビジネスプロセス管理）ツールやワークフロー管理ツールなどがこれにあたります。
こうしたツールを導入することで、申請・承認・データ入力といった一連の業務がシステムに沿って流れるようになり、個人の判断に頼る場面を減らすことが可能です。
その結果、業務が属人化せず、誰が対応しても同じ手順で処理できる体制が整います。
たとえば、申請書類が自動的に適切な承認者へ送られるように設定したり、必要な手順を完了しない限り次のステップへ進めないよう制御したりできます。
これにより、業務におけるミスや属人化を防ぎ、業務品質の均一化と効率向上を実現できるでしょう。
チャットボット・生成AIの活用
チャットボットや生成AIは、社内の問い合わせ対応や情報検索を自動化し、特定のベテラン社員への依存を軽減する有効な手段です。
社内FAQを学習させたチャットボットを導入すれば、従業員からの一般的な質問に対して24時間365日自動で回答できます。
これにより、情報検索の手間が省け、ベテラン社員が本来の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、生成AIは、議事録の要約や資料作成の補助など、定型的な業務を自動化するのにも役立ちます。
個人の知識や経験に頼っていた業務の一部をAIに代替させることで、属人化のリスクを減らせます。
ノーコードツールの活用
ノーコードツールは、プログラミングの知識がなくても、マウス操作や直感的な画面操作でシステムやアプリケーションを内製できる便利なツールです。
ただし、完全な初心者向けというわけではなく、エクセルを使える程度の基本的なITスキルは必要です。
入力フォームの設計やデータの構造を理解する力があれば、誰でもシンプルなデータ管理アプリや申請・承認ワークフロー、顧客管理システムなどを構築できるでしょう。
現場の担当者が自らツールを開発・改善することで、要件定義と実装のズレを減らし、業務に即したシステムがスピーディーに実現できます。
個人への業務依存を減らしつつ、組織全体の業務効率化とデジタル化を力強く後押しするものといえるでしょう。
ノーコードツールについては以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてください。
ツール導入で属人化を解消した企業の事例
実際にツールを導入して、属人化の解消に成功した企業の事例を紹介します。
それぞれの企業がどのような課題を抱え、どのツールをどのように活用したのか、具体的な活用方法や導入の工夫を、3つの事例を通して見ていきましょう。
- 株式会社イトーキ（ナレッジ共有マニュアル作成ツールの導入事例）
- ダイヤ工業株式会社（プロジェクト管理ツールの導入事例）
- 株式会社乗富鉄工所（ノーコードツールの導入事例）
株式会社イトーキ(ナレッジ共有マニュアル作成ツールの導入事例)
株式会社イトーキは、オフィス家具などを手掛ける会社で、業務の標準化と品質向上を目指し、ナレッジ共有マニュアル作成ツール「Teachme Biz」を導入しました。
導入前は、業務の進め方が人それぞれでバラバラになり、品質にばらつきが出る懸念があったため、業務の「型化」が重要視されました。
Teachme Bizの導入により、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できるようになり、業務手順を統一したことで、誰が作業しても一定の品質を維持できるようになったのです。
また、新入社員の教育においても、ツールのトレーニング機能を活用することで指導漏れを防ぎ、習得状況を管理できるようになったため、新人の早期戦力化と教育負担の軽減が実現しました。
さらに、従来の紙マニュアルでは更新が遅れるなど属人化が進んでいましたが、Teachme Bizの導入により、最新のマニュアルに迅速にアクセスできる環境が整い、社内問い合わせも減少したことで、業務の効率化とナレッジ共有の質向上に成功した事例です。
ダイヤ工業株式会社(プロジェクト管理ツールの導入事例)
医療用品を手がけるダイヤ工業株式会社は、業務の属人化解消のためプロジェクト管理ツール「Backlog」を導入しました。
導入以前は、各担当者がエクセルなどで個別にタスクを管理しており、プロジェクト全体の進捗が見えにくい、部門間連携がスムーズにいかないといった課題を抱えていたのです。
この属人化した状況が、業務の優先順位付けを難しくし、プロジェクト進行に支障をきたしていました。
ITプロジェクト立ち上げを機に複数のツールを比較検討した結果、価格と使いやすさからBacklogの導入を決定。
Backlog導入後は、個人で分散していた情報が一元化され、部門やチーム間の連携が強化されました。
プロジェクトの進捗が可視化されたことで、業務の優先順位付けが容易になり、担当者が不在でもスムーズな対応が可能になったのです。
Backlogを共通プラットフォームとして活用することで、情報共有とコミュニケーションが効率化され、結果としてチーム全体の生産性向上につながっています。
株式会社乗富鉄工所(ノーコードツールの導入事例)
福岡県で水利施設を手がける株式会社乗富鉄工所は、業務効率化と属人化解消のため、サイボウズのノーコードツール「kintone」を導入しています。
導入前は、紙ベースの稟議書回覧による情報共有の限界や、特に工場長に依存した工程管理の属人化が大きな課題でした。
しかし、kintone導入後は、工程管理情報が全社員で共有されるようになり、業務の透明性が向上し、これまで2時間以上かかっていた会議資料作成がワンクリックで完了するなど、大幅な時間削減と業務効率化を実現しています。
さらに、kintoneは社外との情報共有にも活用され、新規事業であるキャンプ用品「スライドゴトク」の成功にも貢献しています。
乗富鉄工所はkintoneを通じて社内課題を解決し、新規事業拡大にも積極的に取り組むことで、職人の価値を広めるという目標への基盤を築いているのです。
ツール導入時のポイントと注意点
属人化解消のためにツールを導入する際、ただ導入するだけでは期待する効果は得られません。
導入後の運用も見据え、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 現状の課題を洗い出し、導入目的を明確にする
- 複数の候補ツールを比較し、実際に使ってみる
- 導入前に小規模で試す「PoC（検証導入）」を行う
- 導入後の運用ルールと社内教育体制を整備する
現状の課題を洗い出し、導入目的を明確にする
ツール導入を検討する際は、まず現状の課題を明確にすることが重要です。
「経費精算に時間がかかる」「特定の担当者がいないと業務が止まる」といった属人化の実態を洗い出しましょう。
そのうえで「作業時間を20%短縮する」「誰でも基本業務をこなせる状態にする」といった具体的な目標を設定すれば、ツール選びや効果測定の基準が明確になります。
複数の候補ツールを比較し、実際に使ってみる
自社に合ったツールを見つけるには、候補を複数比較し、実際に使ってみることが大切です。
機能や費用、サポート体制、既存システムとの連携などを総合的に確認しましょう。
また、ウェブサイトの情報だけで判断せず、無料トライアルやデモを活用して、実際の操作感や使いやすさを確かめるのがおすすめです。
こうした検証を行うことで、導入後のミスマッチを防ぎ、現場に定着しやすいツール選びにつながります。
導入前に小規模で試す「PoC（検証導入）」を行う
本格導入の前には、小規模な範囲で試す「PoC（概念実証）」を実施するのがおすすめです。
これは、限られた部署やチームでツールを先行導入し、実務における効果や課題を検証する方法です。
導入の可否を見極める判断材料としても有効であり、ツール選定の最終確認にもなります。
たとえば、経費精算ツールを導入する場合は、経理部や営業部の一部メンバーに限定して運用を開始し、使いやすさや業務への影響を丁寧にチェックしていくとよいでしょう。
こうした段階的な導入プロセスを経ることで、導入後に起こりがちなトラブルや定着の失敗をあらかじめ防げます。
さらに、PoCで得られたフィードバックは、本格導入時の改善策としてそのまま活かせるため非常に実用的です。
導入後の運用ルールと社内教育体制を整備する
ツールは導入して終わりではなく、継続的に活用される仕組みづくりが欠かせません。
そのためには、明確な運用ルールと社内教育体制の整備が必要です。
操作手順はマニュアルとして整理し、定期的に見直して内容を最新の状態に保ちましょう。
また、新しいツールに慣れない従業員向けに、操作トレーニングや説明会を定期的に開催するのも有効です。
質問や疑問を解消できるサポート窓口を設けることも、利用促進につながります。
運用ルールを周知徹底し、従業員がツールを使いこなせるようサポートすることで、ツール導入の効果を最大限に引き出せるでしょう。
属人化解消ツールを導入するときによくある質問
属人化を解消するためにツールを導入しようとすると、「運用できるのか」「安全性は大丈夫か」などの不安が出るものです。
導入前に確認しておきたい代表的な質問は以下の通りです。
- 社員のITリテラシーが高くない場合でも運用できますか？
- 情報漏えいやセキュリティ面でのリスクはありませんか？
- 既存のエクセルや他システムのデータ移行は難しくないですか？
社員のITリテラシーが高くない場合でも運用できますか？
はい、ITリテラシーに自信がなくても、属人化解消ツールは問題なく使えます。
多くのツールは、専門知識がない方でも直感的に操作できるよう工夫されています。
情報漏えいやセキュリティ面でのリスクはありませんか？
多くのツールは、データの暗号化、詳細なアクセス権限設定、二段階認証などの強固なセキュリティ機能を備えていますが、導入前にツールのセキュリティ対策やベンダーの信頼性をしっかり確認しておきましょう。
既存のエクセルや他システムのデータ移行は難しくないですか？
多くのツールで、CSV形式を使った簡単な移行が可能です。
サポート機能が充実している製品も多いため、大きな負担にはなりません。
まとめ
本記事では、属人化によって生じる課題や、その解消に役立つツール、さらに実際の導入事例まで詳しく解説しました。
- 属人化は業務停滞や品質低下を招き、会社の成長を阻害する大きな課題
- 業務プロセスの見直し、ナレッジ共有、多能工化、適切なツール導入が属人化解消には不可欠
- ナレッジマネジメントツールやマニュアル作成ツールなどを活用し、計画的に導入を進めることで業務効率を最大化
属人化を解消することで、業務の停滞や品質低下を防ぎ、組織全体の生産性が向上します。
そのため、属人化の解消は企業の持続的な成長と生産性向上に欠かせません。
もし自社で属人化による課題を感じているなら、まずは現状の業務を見直し、具体的な課題を明確にしましょう。
そして、本記事で紹介したさまざまなツールや企業の成功事例を参考に、最適な解決策を見つけて、業務効率の最大化を目指してください。
