「使いやすい採用管理シートのテンプレートを知りたい」
「エクセルで採用管理を効率的に行うポイントを知りたい」
採用活動を進める中で、エクセルを用いた採用管理に課題を感じていませんか？
限られたリソースの中で、優秀な人材を確保するためには、採用活動全体の適切な管理と効率化が欠かせません。
本記事では、採用管理にエクセルを活用するときのポイントや、エクセルで採用管理をするメリット・デメリットなどを詳しく解説します。
おすすめの採用管理シートのテンプレートも紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
本記事を参考にすれば、採用活動をレベルアップさせるためのヒントが得られるはずです。
採用管理で押さえておくべき3つのポイント
エクセルで採用管理をするにあたり、採用管理でおさえておくべき基本的なポイントについて解説します。
採用管理でおさえておくべきポイントは、以下の3つです。
- 採用ニーズを明確にする
- 採用プロセスを最適化する
- 採用業務を効率化する
効果的に採用活動を進めるためには、やみくもに応募者を集めるのではなく、採用管理の基本的なポイントをおさえておくことが重要です。
上記のポイントを明確にすることで、採用活動全体がスムーズに進み、ミスマッチの少ない採用を実現できるでしょう。
採用ニーズを明確にする
採用活動を始める前に、まず採用ニーズを明確にしましょう。
- いつまでに採用するのか
- 何名採用するのか
- どの部署・どの職種で募集するのか
- どのようなスキルや経験を求めるのか
- どのような価値観を求めるのか
上記に加えて、採用の目的（事業拡大のための増員、欠員補充、専門スキルを持つ人材の確保など）まで明確であれば、求める人物像も描きやすくなります。
自社の採用ニーズと採用の目的が明確であれば、求人票に記載すべき内容や、面接で確認すべきポイントが定まり、応募者とのミスマッチを防ぐことが可能です。
採用プロセスを最適化する
次に、採用プロセスを最適化しましょう。採用プロセスが場当たり的な場合、対応漏れや社内連携ミスが発生しやすくなります。
以下一連のプロセスで、誰が何を担当するのかを明確にしてください。
- 応募受付
- 書類選考
- 面接
- 内定
- 入社
選考の流れと各担当者の役割分担が明確であれば、選考の遅延や対応漏れを防げるでしょう。
また、各段階での評価基準を統一して、面接官ごとの判断軸の違いを減らすことも大切です。
判断軸の違いを減らせると、内定の可否を判断する時間が短縮され、公平性も担保しやすくなります。
採用業務を効率化する
採用活動には、多数の煩雑な事務作業がともないます。
- 求人媒体への出稿
- 応募者との連絡調整
- 面接日程の管理
- 応募者情報の管理
これらの業務を効率化するのも、採用管理の重要なポイントです。
応募者が増えてくるにつれ、効率化できていないと業務が回らなかったり、応募者対応に遅れが出てしまいます。
応募者が増えても抜け漏れなく対応できるかを念頭に、常に効率化をしていきましょう。
エクセルで採用管理をする方法
エクセルで採用管理をする方法には、以下の2パターンが存在します。
- エクセルで採用管理シートを作成する
- 採用管理シートの無料テンプレートを活用する
エクセルの習熟度や自社のニーズにあわせて、最適な方法を選択しましょう。
エクセルで採用管理シートを作成する
まず、自社でオリジナルの採用管理シートをエクセルで作成する方法が挙げられます。採用管理で基本となる項目は、以下のとおりです。
- 応募者の氏名や連絡先
- 応募職種
- 応募経路（どの求人媒体から応募があったか）
- 応募日
- 選考ステータス（書類選考、一次面接、最終面接、内定など）
- 面接日程
- 選考結果
項目を決める際のポイントは、「後でどのような分析や振り返りをしたいか」という視点を持つことです。
例えば、媒体ごとの応募数や採用数を分析したいのであれば、「応募経路」の項目は必須です。
選考フェーズごとの歩留まりを分析したいなら、各フェーズの結果項目を用意するのがよいでしょう。
また、一覧性を重視して横方向に情報を展開していく形式にすれば、後から項目を追加するのが比較的容易です。
採用管理シートの無料テンプレートを活用する
「エクセルで一から採用管理シートを作成するのは大変だ」と感じる場合は、インターネット上で無料で公開されている、採用管理シートのテンプレートを活用しましょう。
テンプレートを利用するメリットは、エクセルの専門的な知識がなくても、ダウンロードしてすぐに使い始められる点です。
採用管理に必要な基本的な項目があらかじめ設定されているため、フォーマット作成の手間を大幅に削減できます。
まずは無料のテンプレートを運用しながら必要な項目を見極め、項目を追加したり削除したりしながら、自社仕様にカスタマイズしていくのがよいでしょう。
エクセル採用管理シートのテンプレート
おすすめのエクセル採用管理シートのテンプレートは、以下のとおりです。
- HR Pro｜そのまま使えるExcel採用管理シート
- ナレカン｜採用管理表のテンプレート
インターネット上には、採用管理に役立つエクセルテンプレートが無料で提供されています。ここでは、使いやすく評価の高いテンプレートを2つ紹介します。
HR Pro｜そのまま使えるExcel採用管理シート
HR Proは、人事・労務担当者向けの情報サイトです。
「そのまま使えるExcel採用管理シート」は、採用管理に必要な基本的な項目が網羅されているため、ダウンロード後に自社情報を入力するだけで、すぐに使い始められます。
また、応募経路や職種、選考進捗を管理でき、採用活動の振り返りに役立つよう工夫されている点も、そのまま使えるExcel採用管理シートの特徴です。
採用管理に必要な関数や項目はあらかじめ設定されていますが、自社の状況にあわせて項目をカスタマイズするのも比較的容易です。
ナレカン｜採用管理表のテンプレート
ナレッジ管理ツールであるナレカンの公式サイトでも、採用管理シートのテンプレートが無料で提供されています。
ナレカンのテンプレートは、応募者情報や面接日程、結果の通知状況までを一括で管理できる形式です。
アルバイトやパート向けの一時面接版と、正社員採用に対応した一時・最終面接版の2種類が用意されているため、選考回数に応じて使い分けることが可能です。
入力項目も実務に即した内容が網羅されているため、ダウンロード後すぐに採用現場で活用できます。
採用管理にエクセルを活用するときのポイント
採用管理にエクセルを活用するときのポイントは、以下のとおりです。
- 採用管理シートの更新ルールを設定する
- 採用活動で分析したい項目のデータを取得できるようにする
エクセルを使用して効率的に採用管理を行うためには、上記のポイントを押さえた運用が必要不可欠です。それぞれ詳しく解説するので、参考にしてください。
採用管理シートの更新ルールを設定する
エクセルで採用管理を行う際は、採用管理シートの更新ルールを明確に定め、関係者全員で共有するのが大切です。
「いつ（応募があった直後、面接後など）」「誰が（採用担当者、アシスタントなど）」「どの情報（選考ステータス、面接評価など）を」更新するのかを具体的に決めておきましょう。
ルールが曖昧だと、情報の更新漏れや二重入力、古い情報を参考にしてしまうなどのミスが発生しやすくなります。
明確なルールを設定しておけば、常に正確な情報がシートに反映され、信頼性の高いデータ管理を実現できるでしょう。
採用活動で分析したい項目のデータを取得できるようにする
採用管理シートは、単なる進捗管理の記録ではなく、採用活動を改善していくための分析ツールとして活用しなければなりません。
そのため、シートを作成する初期段階で「どのような分析をしたいか」を具体的に想定し、必要なデータ項目をシートに盛り込んでおくのが重要です。
例えば、「どの求人媒体からの応募者が最も採用に繋がりやすいか」を分析したいのであれば、応募経路の項目が必須です。
分析の目的から逆算してデータ項目を設計し、採用活動の成果や課題を客観的に評価できる体制を整えておくと、次回の採用戦略の立案や採用プロセスをスムーズに進められます。
エクセルで採用管理をするメリット
エクセルで採用管理をするメリットは、以下のとおりです。
- コストを安く抑えられる
- 簡単に項目をカスタマイズできる
- 採用活動の分析を実施できる
エクセルには、専用システムにはない、手軽さやコスト面でのメリットが存在します。ここでは、エクセルで採用管理をするメリットを詳しく解説します。
コストを安く抑えられる
エクセルを導入するためには、ソフトウェアライセンス費用が必要ですが、ほとんどの企業では既にMicrosoft Officeのライセンスを取得しているでしょう。
専用の採用管理システム（ATS）を導入すると、初期費用や月額利用料がかかりますが、エクセルであればこれらの追加コストなしで、すぐに採用管理を始められます。
「とりあえずコストをかけずに採用管理を始めたい」「応募者数が少ないので、まだ専用システムは必要ない」といった場合は、エクセルでの採用管理がおすすめです。
簡単に項目をカスタマイズできる
エクセルファイルは、自社の採用プロセスや管理したい情報にあわせて、管理シートの項目を柔軟にカスタマイズできる点がメリットです。
例えば、面接官の評価や希望年収の項目を加えたい場合でも、列を一つ追加するだけで簡単に対応できます。
一方、専用システムは、項目の追加や変更に制限があったり、カスタマイズに追加費用がかかったりするケースも少なくありません。
エクセルであれば各担当者がアイデアを出しあい、いつでも自由に項目を調整できるため、自社にピッタリの採用管理シートを育てていくことが可能です。
採用活動の分析を実施できる
エクセルは管理ツールとしてだけでなく、採用活動の成果を分析するためのツールとしても活用できます。
エクセルに標準で搭載されている、並べ替えやフィルターの機能を使えば、特定の条件に合致する応募者を簡単に抽出できます。
関数やピボットテーブル、グラフ作成機能などを駆使すると、応募経路ごとの採用決定率や選考段階ごとの通過率、面接官ごとの評価傾向など、さまざまな角度からのデータ分析が可能です。
データに基づいた客観的な分析を行うことで、採用活動の課題を特定し、改善策を検討するための貴重なヒントを得られるでしょう。
エクセルで採用管理をするデメリット
エクセルで採用管理をするデメリットは、以下のとおりです。
- データが増えると動作が重くなる
- 誤編集のリスクがある
- 関数の知識が必要で属人化しやすい
- 情報漏洩や誤送信のリスクがある
手軽で便利なエクセルでの採用管理ですが、応募者数が増え、関わる担当者が多くなるにつれて、さまざまなデメリットが見えてきます。
エクセルを採用管理に活用する際は、これらの課題をあらかじめ理解しておくことも重要です。
データが増えると動作が重くなる
エクセルで採用管理を行う場合、管理するシートの行数・列数が増えるにつれて、ファイルの動作が重くなります。
また、複雑な関数や数式が多用されていると、ファイルの計算処理に時間がかかり、データを入力・編集する際の反応が遅くなる傾向があります。
その他、履歴書や職務経歴書などのファイルをシート内に画像で貼り付ける場合も、ファイルサイズが肥大化し、動作が重くなりがちです。
採用管理シートのパフォーマンスが低下すると、日々の作業効率が大きく損なわれます。
誤編集のリスクがある
採用管理でエクセルを使用する場合、データを誤編集してしまうリスクが常につきまといます。
特に、複数の担当者が同じファイルを同時に編集する際は、応募者の個人情報や選考状況などのデータを誤って変更したり、消去したりする可能性が高まります。
また、エクセルは詳細な変更履歴の追跡が困難なため、誤編集が発生しても「誰が・いつ・何を」変更したかの特定がむずかしく、修正に時間がかかることも珍しくありません。
採用管理シートの誤編集は採用プロセス全体の遅延や、応募者への不適切な対応につながる恐れがあるため、十分に注意しましょう。
関数の知識が必要で属人化しやすい
エクセルで高度な進捗管理やデータ集計を行おうとすると、VLOOKUP関数やIF関数、ピボットテーブルなど、ある程度専門的な関数の知識が必要です。
また、VBA（Visual Basic for Applications）を使ってマクロを組むことで作業を自動化することも可能ですが、さらに高度なスキルを求められます。
高度な関数やマクロを使いこなせる担当者が社内で限られている場合、担当者以外が採用管理シートの修正・メンテナンスができない、属人化の状態に陥ってしまいます。
もし、担当者が異動や退職をしてしまうと、採用管理業務そのものが停滞してしまうかもしれません。
情報漏洩や誤送信のリスクがある
エクセルファイルで応募者の個人情報を管理する場合、情報漏洩や誤送信のリスクにも注意が必要です。
エクセルファイルをメールに添付して、関係者間でやり取りしたり、共有サーバーに保存したりしていると、個人情報が流出してしまう危険性があります。
また、エクセルはファイルにパスワードを設定する機能がありますが、シートやセル単位での細かいアクセス権限の設定には対応していません。
そのため、本来閲覧すべきでない方にも、情報を公開してしまう可能性があります。
採用管理システム（ATS）とは？
エクセルでの採用管理に限界を感じている場合は、「採用管理システム（ATS）」の導入が有効な解決策となるでしょう。
ATSとは、以下の採用業務を一元的に管理し、効率化・自動化するために設計された専門のITシステムです。
- 応募者情報の管理
- 選考プロセスの進捗管理
- 求人媒体との連携
- 面接の日程調整
- 応募者とのコミュニケーション
多くのATSはクラウドサービスとして提供されており、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
また、応募者情報を自動で取り込み、データベース化したり、面接官の評価共有をスムーズにしたりすることが可能です。
もちろん、採用活動に関するさまざまなデータを分析・レポートする機能も備えています。
ATSを導入・運用すれば、属人化やセキュリティリスクなどの課題を解決し、採用業務の生産性を飛躍的に向上させられるでしょう。
おすすめの採用管理システム3選
おすすめの採用管理システムは、以下の3つです。
- 採用一括かんりくん
- sonar ATS
- HERP Hire
近年では、さまざまな特徴を持つ採用管理システム（ATS）が登場しています。ここでは、導入・運用しやすく、評価の高いATSを3つ紹介します。
採用一括かんりくん
「採用一括かんりくん」は、直感的で分かりやすいインターフェースが特徴の採用管理システムです。
求人媒体や自社採用サイトからの応募者情報を自動で取り込み、一元管理できます。
LINEと連携して応募者とコミュニケーションが取れる機能や、面接日程の調整を自動化する機能などが搭載されているため、採用活動の煩雑な事務作業を大幅に削減できます。
また、採用一括かんりくんは、比較的リーズナブルな価格設定で、中小企業でも導入しやすい点も魅力です。
sonar ATS
「sonar ATS」は、高いカスタマイズ性と豊富な機能が特徴の採用管理システムです。
応募者情報管理や選考進捗管理などの基本機能に加えて、採用活動全体をカバーする機能が網羅されています。
- 採用サイトの作成機能
- LINEやメールでのコミュニケーション機能
- 適性検査との連携
各企業の採用プロセスにあわせて、選考フローや管理項目を柔軟に設定できるため、独自の採用手法を持つ企業にも適しています。
また、データ分析機能も充実しており、採用活動の課題発見と改善に役立ちます。
HERP Hire
「HERP Hire」は、社員主導の採用活動（スクラム採用）を支援することに特化した採用管理システムで、ビジネスチャットツールとシームレスに連携できるのが特徴です。
現場の社員が推薦した候補者の情報を簡単に取り込み、選考プロセスに関するやり取りをチャットツール上で完結させられます。
現場の目線を取り入れた採用活動を行いたい企業や、スピーディーな採用活動を実現したい企業には、HERP Hireがおすすめです。
ノーコードツールなら自社業務にマッチした採用管理システムを構築できる
採用管理システム（ATS）の導入を検討する際に、自社の採用フローに合わなかったり、導入コストが高すぎたりするケースもあるかもしれません。
もし、シンプルで使いやすい採用管理システムを、コストを抑えて構築したいと考えているのであれば、ノーコードツールを活用して自社開発するのがおすすめです。
ノーコードツールとは、プログラミングの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作で、自社に最適な業務システムを構築できるツールです。
応募者データベースの作成や選考フローの管理、面接日程調整など、必要な機能を自由に組み合わせられるため、採用活動の効率と質を大きく向上させられます。
なお、ノーコードツールについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
まとめ｜採用業務を効率化したいならATSの導入も検討しよう
エクセルを利用すると、低コストで手軽に採用管理を始められます。自社の採用プロセスに必要な項目を追加するのが簡単で、専門的な知識も基本的には必要ありません。
より手軽に採用管理をスタートさせたい場合は、インターネット上で公開されている、採用管理シートの無料テンプレートを活用するのもよいでしょう。
ただし、採用プロセスが複雑化してくると、エクセルでの管理に限界を感じるケースも少なくありません。また、エクセルには個人情報漏洩や誤編集のリスクが常につきまといます。
より安全で効率的な採用活動を実現したい場合は、ATSあるいはノーコードツールの導入を検討しましょう。
もし、ノーコードツールの導入でお困りであれば、「プラスApps」の導入コンサルをご利用ください。
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