近年、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）や業務効率化に取り組んでいます。しかし、現場の業務フローを見渡すと、依然としてExcelによる管理や手作業でのリマインダー運用など、アナログな方法に頼っている企業も少なくありません。こうした仕組みのままでは、情報の分散や作業の属人化が進み、企業全体の生産性を下げてしまいます。
この記事では、現場でよく見られる具体的な課題を取り上げ、それらをノーコードアプリ「プラスApps」でどのように解決できるのかを解説します。あわせて、導入後に得られる効果や事例も紹介し、DX推進を検討中の企業の参考になる内容にまとめました。
Excel管理の限界を超える、一元管理のメリット
課題：情報が分散し、一元管理できない
多くの企業では、データ管理にExcelを利用しています。部署ごとに異なるブックで管理される情報は、便利な反面、以下の課題を抱えがちです。
- ブック単位での管理のため、データを統合するのが手間
- 最新情報の確認や更新漏れが発生しやすい
- 複数人での同時編集や権限管理が難しい
例えば、営業部と経理部が別々のExcelで請求書情報を管理している場合、更新のたびに手作業で情報を統合する必要があります。情報の齟齬や入力ミスも発生しやすく、業務全体の効率化を妨げる要因となります。
プラスAppsで解決
プラスAppsでは、複数のExcelブックで管理されていた情報を一元管理できます。クラウド上でデータベース化することで、以下のメリットが得られます。
- 部署を超えたリアルタイム共有
- 入力ミスや情報の重複を削減
- データの集計や分析が簡単に
これにより、Excel特有の「誰が最新の情報を持っているのか分からない」という問題を解消し、業務の透明性を高められます。
画面単位のアクセス制御
課題：Excelは閲覧・編集しか設定できない
Excelでは閲覧・編集の2パターンしか権限を付与できず、業務上の細かい権限管理は困難です。たとえば、プロジェクト管理のExcelを共有する場合、次のような状況が発生します。
- 担当者には編集権限を与えたい
- 部署内のマネージャーには閲覧だけでなく承認権限も必要
- 他部門には一部の情報だけを閲覧させたい
Excelだけではこのような権限を柔軟に設定できず、情報漏洩リスクや業務効率低下の原因になります。
プラスAppsで解決
プラスAppsでは、画面単位で権限を設定できるため、ユーザーごとに必要な情報だけを表示することが可能です。
- 担当者は自分のタスクだけを表示
- マネージャーは承認が必要なタスクを確認
- 他部門には閲覧制限を設定
このように権限を細かく管理できることで、情報漏洩のリスクを抑えつつ、必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。
納期管理の自動化でミスを防ぐ
課題：リマインダーを手作業で設定している
Excelでの納期管理では、担当者が手動で締切を確認する必要があります。これには以下の課題があります。
- 納期の見落としや更新漏れが発生
- 定期的なリマインドに手間がかかる
- チーム全体への通知が手動で非効率
特に、複数プロジェクトが並行する場合、担当者だけでなくチーム全体に対して通知を出すのは大きな負担です。
プラスAppsで解決
プラスAppsでは、外部API連携により納期リマインダーの自動化が可能です。例えば、Slackに自動で通知を送信することができます。
- 納期前に自動でリマインド
- 担当者にのみ通知することも可能
- 外部サービス（SlackやTeamsなど）に連携して通知を一元管理
この機能により、手動での確認作業が不要になり、納期の見落としや遅延を防ぐことができます。
外部サービス連携でさらに業務効率化
課題：Excelと他サービスへの二重入力
請求書や経費精算などの業務は、Excelだけで完結させるとどうしても手間がかかります。例えば、経理担当者がExcelで請求書データを作成し、それを会計ソフトに入力するフローは、時間と労力の浪費です。
プラスAppsで解決
プラスAppsは、外部APIを活用してfreeeやMoney Forwardクラウド(以下、MFクラウド)などの会計サービスと連携可能です。ボタン一つで請求書を発行したり、経費データを自動で登録できます。
- 請求書の作成から発行までを自動化
- 経理ソフトへの入力作業を削減
- 作業ミスを大幅に減らせる
これにより、バックオフィス業務の生産性を大幅に向上させることができます。
事例一覧
ここで、プラスAppsを実際に導入した場合の活用例を3つ挙げます。
1. 営業部門でのタスク管理
営業担当者ごとに自分のタスクだけを表示できる画面を作成
- 担当者は自分の営業案件のみ確認
- マネージャーは部門全体の進捗を把握
- 納期のリマインダーをSlack等のチャットツールで受信
結果：タスクの見落としがゼロになり、案件進捗の透明性が向上
2. 経理部門での請求書発行
freeeやMFクラウドに連携させることが可能。プラスAppsに請求データを入力するだけ。
- 請求書の発行作業をボタン一つで完了
- 手入力のミスがほぼゼロ
- 請求スピードが従来の2倍に
結果：経理担当者の負担軽減と、顧客への請求遅延ゼロを実現。
3. プロジェクト管理全体の一元化
部署ごとにバラバラだったExcelデータをプラスAppsに統合
- プロジェクトごとの進捗をリアルタイムで把握
- 部署間の情報共有がスムーズ
- 納期や承認フローを自動化
結果：業務全体の透明性とスピードが向上し、チーム間の連携も強化。
まとめ
Excel中心の業務運用には限界があります。特に、以下の課題を抱える企業にはノーコードツールの導入が有効です。
- データの一元管理をしたい
- 権限管理を細かく設定したい
- 納期管理や通知を自動化したい
- 外部サービスとの連携を簡単にしたい
プラスAppsは、これらの課題をノーコードで直感的に解決できるSaaSツールです。現場の業務効率化だけでなく、組織全体のDX推進を加速させることができます。
業務効率化やDXに興味がある方は、ぜひプラスAppsを導入して、日々の業務改善を体感してみてください。
